معرفي سيستم دبيرخانه و اتوماسيون اداري

وجود یک سیستم نرم افزاری که حجم عظیم اطلاعات، مکاتبات، مراسلات را دربرگیرد تحت عناوین مختلفی همچون سیستم های اداری، سیستم های مدیریت اطلاعات سازمانی نامیده شده است.

سیستم های فوق تعریف مشخصی ندارند بلکه بسیار وابسته به دیدگاه های سازمان می تواند باشد و این خود بدین معنی است که سیستم اتوماسیون اداری دارای تعاریف متعددی است. با این وجود می توان گفت که اتوماسیون اداری، مشتمل بر تمام سیستم های الکترونیک رسمی و غیررسمی می باشد که به برقراری ارتباط اطلاعات بین اشخاص در داخل و خارج موسسه و بالعکس مربوط می شود و به طور كلي اتوماسیون اداری به منظور تسهیل انواع ارتباطات درون سازمانی است.

با توجه به حجم زیاد نامه های ارسالی و دریافتی در سازمانها به ویژه سازمان های دولتی و شرکت های بزرگ، امکان استفاده از یک ماژول ویژه جهت انجام عملیات دبیرخانه ای به گونه ایی که ملاحظات سرعت و دفت انجام عملیات را رعایت کرده باشد، حائز اهمیت است. در سیستم های اتوماسیون اداری به طور عام امکان پوشش فرِآیند ارسال / دریافت نامه وجود دارد ولی در این نرم افزار به طور ویژه روی چنین عملیاتی تمرکز شده و سعی شده در یک محیط کاربر پسند با سرعت بسیار خوب انجام عملیات مرتبط با مکاتبات اداری انجام پذیرد.

در زير ويژگي هاي سیستم دبيرخانه و اتوماسيون اداري به صورت اجمالی معرفی می شود :

ويژگي هاي سيستم دبيرخانه و اتوماسيون اداري

تعريف سطوح دسترسي نامه ها (فاقد طبقه بندي، محرمانه، سري و اطلاعات به كلي سري)
تعريف اولويت نامه (عادي، فوري، آني)
تعريف اشخاص و سازمان هاي طرف مکاتبه در خارج از سازمان
استفاده از ساعت و تاريخ دستگاه مرکزي (server)، در هنگام ثبت اطلاعات
امکان ايجاد نامه هاي مرتبط و تعريف انواع ارتباطات (عطف، پيرو،...)
طبقه بندي اتوماتيک نامه
طبقه بندي گيرنده ها جهت هر يک از پرسنل
طبقه بندي نامه ها در پوشه هاي قابل تعريف به شکل درخت واره و در سطوح نامحدود
امکان تعريف پوشه هاي عمومي و شخصي
مشخص نمودن مسئوليت و سمت ها در چارت سازماني
امکان تعريف ارتباط بين سمت ها در چارت سازماني
امکان تعريف الگو هاي (قالب) نامه از هر نوع به صورت عمومي و شخصي
امکان تعريف امضاي کاربران به صورت عکس و انتقال آن به انتهاي نامه
بايگاني عمومي و شخصي با امکان طبقه بندي در سطوح نامحدود
امکان تعريف سطوح دسترسي در شاخه هاي مختلف بايگاني عمومي جهت امکان تعريف مراحل
گردش نامه و پيگيري آن
امکان مشاهده نامه هاي مرتبط با يکديگر
ارسال و دريافت نامه از طريق پست الکترونیکی (Email)، پیامک(SMS)، فکس با استفاده از سرويس برنامه ‎‎‏
امکان کنترل کارتابل و نامه هاي فرستاده ديگر کاربران (در صورت داشتن مجوز)
امکان ورود تصوير از طريق اسکنر
امکان مشاهده سابقه نامه به صورت درختواره
امکان تعريف قرارهاي ملاقات و ...
ثبت همایش ها و جلسات
امکان تعریف لیست وظایف جهت هر پرسنل
تنظيم گزارش کار روزانه برطبق نامه هاي ارسالی به هر يک از پرسنل
امکان ارتباط با برنامه هاي مختلف از جمله Excel، Word و...
تعيين سطح دسترسي هر يک از کاربران جهت مشاهده نامه ها