معرفي سيستم بايگاني و مديريت اسناد

سيستم بايگاني و مديريت اسناد یک سیستم کاربردی جهت مدیریت، نگهداری و بهره برداری از مستندات سازمانی، نقشه های فنی و فرم های اداری می باشد.

این سیستم با توجه به ویژگی ها و امکانات آن در دو شاخه کاربردی مدیریت اسناد شامل : تعریف انواع اسناد و فرم های سازمانی، مدیریت چرخه تولید، تایید و نگهداری سوابق نظیر کاربردهای تولید اسناد فنی و نقشه های مهندسی، فرم های اداری در گردش و بایگانی اسناد شامل : تعریف ساختار آرشیو اسناد، تعیین کلاسه بندی، ابزارهای ورود انبوه ، روش های اتوماتیک تبدیل اسناد فیزیکی به اسناد الکترونیک، امکانات جستجو و گزارش گیری و راکد کردن اتوماتیک اسناد بر اساس طول عمر مشخص شده طراحی شده است.

این سیستم با رعایت ملاحظات امنیتی و مجوزهای دسترسی امکان دستیابی از راه دور به اسناد را در اختیار کاربران خود قرار داده و با ثبت کلیه وقایع رخداده در سیستم امکان ممیزی عملکرد کاربران را به مدیر سیستم می دهد.

سيستم بايگاني و مديريت اسناد هم اکنون با در اختیار داشتن طیف وسیعی از کاربران در کاربردهای نظامی، صنعتی و اداری کارایی خود را به لحاظ کاربردی، امنیت و کیفیت عملکرد در حجم بالا به اثبات رسانده است این سیستم همچنین با داشتن قابلیت ارتباط با سیستم اتوماسیون اداری، امکان حذف کاغذ از چرخه کاری سازمان ها را بیش از پیش فراهم می کند.

در زير ويژگي هاي سيستم بايگاني و مديريت اسناد به صورت اجمالی معرفی می شود :

ويژگي هاي سيستم بايگاني و مديريت اسناد

ساماندهی الکترونیک کلیه اسناد سازمانی
امکان نگهداری نسخه های یک سند به تعداد دلخواه
مدیریت کار همزمان روی اسناد با استفاده از مکانیزم check in/ out
امکان تعیین نگهداری محتوای اسناد بصورت فایل های مستقل یا داخل بانک اطلاعاتی
تعریف درختواره بایگانی اسناد بطور نامحدود
تعریف درختواره مفهومی اسناد
تعریف انواع اسناد به همراه ویژگی های مربوطه
تعریف روال های ورود برای ورود انبوه اسناد
تعریف پارامترهای ثابت جهت استفاده در ورود اطلاعات
تعریف فرم های متعدد به تفکیک هر نوع سند
تعریف انواع دفاتر ثبت و الگوهای شماره گذاری اسناد
تعریف ساختار اسناد در قالب بخش های مختلف با ویژگی های اختصاصی و سطوح دسترسی مربوطه
تعریف شرایط نگهداری اطلاعات داخل یا خارج از پایگاه داده
امکان تعریف انواع اسناد بهمراه فیلد های اطلاعاتی مربوطه از هر نوع و به هر تعداد
امکان طراحی فرم ورود اطلاعات برای هر نوع سند
امکان برقراری رابطه ارث بری میان اسناد
قابلیت تعریف روال های ورود اسناد جهت استفاده گروهی در ورود انبوه اسناد
برخورداری از ابزار ورود اتوماتیک اسناد
قابلیت طراحی ساختار محتوا برای اسناد با ساختار درختی و چند لایه
امکان نگهداری نسخه های یک سند به تعداد دلخواه (Versioning)
امکان رمزنگاری محتوای اسناد
قابلیت تعریف زیر سند برای هر سند
امکان دریافت اسناد از انواع ورودی ها نظیر اسکنر، فاکس، email
امکان اعمال سطح دسترسی و میزان دسترسی به پرونده ها و پوشه ها
امكان كلاسه بندي اسناد بصورت عمومي و شخصي
ثبت تعداد مراجعات و رویدادهای انجام شده روی سند
امکان یادداشت و برچسب گذاری روی سند
مدیریت کار همزمان روی اسناد با استفاده از مکانیزم check in/ out
امکان بازگرداندن ( Rollback) نسخه جاری به نسخه مورد نظر در تاریخچه
امکان بازیابی اسناد حذف شده و تعیین طول عمر برای اسناد
امکان جستجوی اسناد بر اساس محتوا و ویژگیهای اسناد
امکان نمایش انواع فرمت فایل ها اعم از متنی، تصویری و برداری
امكان بايگاني كردن محتواي نامه ها و پيوست ها از سيستم اتوماسيون اداری
امکان ارائه سرویس آرشیو به ساير سيستم هاي سازمان الكترونيك
امكان ضميمه كردن اسناد از داخل سيستم بايگاني و مديريت اسناد بعنوان پيوست نامه ها و ارجاعات در سيستم اتوماسيون اداري

گزارشات سيستم بايگاني و مديريت اسناد

گزارش عملکرد کاربران در بازه زمانی مشخص
گزارش انواع اسناد تعریف شده در سیستم
گزارش اسناد ایجاد شده بر اساس انواع آن
گزارش وضعیت پوشه ها برحسب اسناد وارد شده
گزارشات پارامتریک بر اساس ویژگی های اسناد
امکان تعریف گزارشهای دلخواه به صورت کاملا پارامتریک با استفاده از ابزار قدرتمند گزارش ساز پویا